Juridische informatie
Privacyverklaring
Deze verklaring beschrijft hoe CAO Pro omgaat met gegevens bij websitebezoek, contact, pilots en het gebruik van het portaal, inclusief Microsoft-aanmelding.
Postadres: Stationsweg 49, 4205 AA Gorinchem, Nederland
info@caopro.nl · 06-29306810
1. Wie is verantwoordelijk?
CAO Pro is de handelsnaam van Roy de Waardt, eenmanszaak ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 67993141. Voor privacyvragen kunt u mailen naar info@caopro.nl.
Voor zover wij persoonsgegevens ten behoeve van en in opdracht van een klant verwerken, gelden de rolverdeling en afspraken uit de verwerkersovereenkomst. Deze privacyverklaring vervangt die overeenkomst niet.
2. Welke gegevens verwerken we?
Voor websitebezoek, contact en ondersteuning verwerken we technische bezoekgegevens en gegevens die u zelf verstrekt, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en bericht.
In het portaal verwerken we daarnaast de account- en organisatiegegevens die nodig zijn voor aanmelding, uitnodigingen, bedrijfstoewijzing en toegangsrechten. Dit betreft bijvoorbeeld naam, e-mailadres, account- en organisatie-identificatie, rollen, uitnodigingsstatus en gegevens over de handelingen die u in het portaal uitvoert. Technische beveiligingsregistraties kunnen onder meer verzoekmomenten, IP-adressen en browser- of foutinformatie bevatten. We beperken registraties tot wat nodig is voor de werking en beveiliging.
3. Gegevens in het portaal, gesprekken en pilots
Bij het gebruik van CAO Pro kunnen bedrijfsgegevens van inleners en uitleners worden verwerkt, zoals arbeidsvoorwaarden, cao of regeling, functie-informatie, beloningscomponenten, salarisschalen of niveaus, toeslagen, vergoedingen, verlof, pensioen, toelichtingen, bevestigingen, uploads, vastgelegde dossierresultaten, PDF- en SETU-exports en gegevens over de herkomst en vaststelling van informatie. Ook zakelijke contactgegevens kunnen deel uitmaken van een dossier of uitnodiging.
4. Geen onnodige werknemerdata
CAO Pro is bedoeld voor arbeidsvoorwaarden, beloning en dossieropbouw. We vragen in deze fase niet om namen van flexwerkers, BSN, medische gegevens, loonstroken of andere werknemergegevens die daarvoor niet nodig zijn. Lever geen onnodige persoonsgegevens aan in uploads, vrije tekst of supportberichten.
5. Waarvoor gebruiken we gegevens?
We gebruiken gegevens om de website en het portaal te leveren, contact te onderhouden, demo’s en pilots te organiseren, accounts en toegang te beheren, uitnodigingen en serviceberichten te versturen, arbeidsvoorwaardeninformatie te structureren, dossiers en exports beschikbaar te stellen, ondersteuning te bieden en de beveiliging te bewaken.
Productverbetering gebeurt uitsluitend met geanonimiseerde of geaggregeerde inzichten die niet tot een klant of persoon herleidbaar zijn. Herkenbare klantdocumenten en persoonsgegevens worden niet voor algemene productverbetering of het trainen van AI-modellen hergebruikt.
6. Grondslagen
Afhankelijk van de verwerking gebruiken we voorbereiding of uitvoering van afspraken, gerechtvaardigde belangen bij zakelijke communicatie en beveiliging, wettelijke verplichtingen waar die gelden, of toestemming wanneer die specifiek wordt gevraagd. Bij verwerking in opdracht van een klant verwerken we gegevens volgens de instructies en afspraken uit de verwerkersovereenkomst. Een Microsoft-aanmelding is geen algemene toestemming voor ander gebruik van klantgegevens.
7. Delen met anderen en Microsoft-aanmelding
We verkopen geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen gedeeld waar nodig voor de dienstverlening, bijvoorbeeld met leveranciers voor domein en e-mail (Mijndomein), Microsoft Azure voor het portaal, opslag en beveiliging, en Microsoft Entra ID voor aanmelding en gastaccounts. Een externe AI-dienstverlener kan uitsluitend worden ingezet voor afgesproken documentanalyse.
Wanneer u een uitnodiging voor CAO Pro accepteert, kan uw Microsoft-account als gastaccount worden gekoppeld aan de CAO Pro-organisatie. Microsoft kan daarbij accountinformatie delen, waaronder naam, e-mailadres, directory-identificatie en eventueel een profielfoto. CAO Pro gebruikt de benodigde accountgegevens voor toegang, bedrijfstoewijzing en beveiliging. DEV en het productieportaal kunnen dezelfde CAO Pro-directory gebruiken; toegang tot klantgegevens blijft gebonden aan de toegekende rechten.
Bij dossieruitwisseling kunnen de bij het dossier betrokken en bevoegde inlener en uitlener informatie ontvangen binnen hun toegangsrechten. Met leveranciers die persoonsgegevens verwerken gelden passende contractuele en beveiligingsafspraken. Meer over verwerking door Microsoft staat in de Microsoft-privacyverklaring.
8. Hoe we AI gebruiken
Waar een afgesproken en beschikbare documentanalysefunctie wordt gebruikt, kan een externe AI-dienst aangeleverde documenten omzetten in controlevoorstellen. Een bevoegde gebruiker beoordeelt en bevestigt de uitkomst. De AI neemt geen zelfstandige juridische, arbeidsvoorwaardelijke of salarisbeslissingen. Voor deze verwerking gelden de afspraken over toegestane gegevens, leveranciers en beveiliging. De beschikbaarheid van een upload- of analysefunctie betekent niet dat alle documentsoorten worden verwerkt.
9. Cookies, browseropslag en analytics
De publieke website caopro.nl gebruikt geen analytics, advertentiepixels of trackingcookies. Lettertypen worden vanaf de eigen website geladen. Het portaal en Microsoft gebruiken de functionele cookies en browseropslag die nodig zijn voor aanmelding en sessies. Hosting- en beveiligingsdiensten kunnen technische logs bijhouden voor beschikbaarheid, beveiliging en foutopsporing.
10. Bewaartermijnen
Contactaanvragen bewaren we maximaal 24 maanden, tenzij daaruit een samenwerking ontstaat. Afgebroken, afgewezen of onvolledige pilotuploads verwijderen we in beginsel binnen 7 dagen. Geaccepteerde pilotdocumenten en nog niet bevestigde analysevoorstellen bewaren we gedurende de pilot en verwijderen we uiterlijk twee maanden na het einde daarvan, tenzij schriftelijk een andere termijn is afgesproken of eerder wordt verwijderd.
Voor accountgegevens, vastgestelde dossiers en overige verwerking in opdracht van een klant gelden de overeengekomen bewaartermijnen en verwerkersafspraken. Volgens de algemene voorwaarden kan een klant gedurende 30 dagen na beëindiging een export van de eigen gegevens en dossierresultaten verzoeken. Daarna worden gegevens verwijderd volgens die afspraken, behoudens toepasselijke wettelijke bewaarplichten. Beveiligingsregistraties zonder documentinhoud bewaren we maximaal 90 dagen. Back-ups worden volgens de beveiligde back-upcyclus overschreven en niet voor gewone verwerking teruggezet. Administratieve gegevens bewaren we zolang dat wettelijk nodig is.
De mogelijke bewaartermijn bij de AI-leverancier staat los van onze eigen termijn en is bij de standaardroute maximaal 30 dagen voor misbruik- en veiligheidscontrole. De specifieke verwerking en leverancier worden in de toepasselijke afspraken vastgelegd.
11. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking, beveiligde accounts, versleutelde verbindingen en opslag, logging, scheiding van klantomgevingen en zorgvuldige leverancierkeuze. We beoordelen deze maatregelen periodiek en passen ze aan wanneer de dienstverlening of risico’s veranderen.
12. Uw rechten
U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van gegevens of bezwaar tegen verwerking. Mail daarvoor naar info@caopro.nl. We kunnen informatie vragen om uw identiteit en bevoegdheid te controleren. Bij verwerking in opdracht van een klant stemmen we een verzoek waar nodig met die klant af. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Portaal en overeenkomsten
Het productieportaal is bereikbaar via portal.caopro.nl. dev.caopro.nl is de ontwikkel- en testomgeving. Deze privacyverklaring geldt voor de relevante verwerking in beide omgevingen. Bij klantverwerking gelden daarnaast de klant- of pilotovereenkomst, de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst. Daarin staan de rollen, instructies, toegestane gegevens, subverwerkers, beveiligingsafspraken en verwijdering. De gratis pilot duurt 14 dagen en gaat niet automatisch over in betaald gebruik.
14. Laatste wijziging
5 oktober 2026. Deze privacyverklaring wordt aangepast wanneer de dienstverlening of gegevensverwerking wezenlijk verandert.